Obowiązkowe tachografy w busach. 7 błędów, których pomaga uniknąć TachoinfoFleet.
Od 1 lipca 2026 roku obowiązek stosowania inteligentnych tachografów drugiej generacji objął kolejną grupę pojazdów. Dotyczy to między innymi pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej w przedziale od 2,5 do 3,5 tony, które wykonują międzynarodowy transport drogowy rzeczy lub przewozy kabotażowe.
Dla wielu właścicieli firm transportowych oznacza to dużą zmianę w codziennym zarządzaniu flotą. Sam montaż tachografu to jednak dopiero początek.
Trzeba również zadbać o pobieranie i przechowywanie danych, kontrolowanie czasu jazdy i odpoczynków oraz odpowiednią organizację pracy kierowców.
W praktyce łatwo o błędy. Szczególnie wtedy, gdy firma przez lata wykonywała transport busami bez tachografów.
Sprawdź 7 najczęstszych błędów właścicieli busów po wejściu nowych przepisów i zobacz, jak można ich uniknąć.
1. Montaż tachografu i przekonanie, że to koniec obowiązków
To jeden z podstawowych błędów.
Przedsiębiorca wyposaża pojazd w wymagany tachograf i uznaje, że najważniejsza część przygotowań jest już za nim.
Tymczasem tachograf zaczyna rejestrować dane, które trzeba później odpowiednio pobierać, przechowywać i analizować. Konieczne jest również kontrolowanie aktywności kierowcy i przestrzegania obowiązujących norm.
Tachograf nie rozwiązuje problemów firmy. Dostarcza danych, którymi trzeba odpowiednio zarządzać.
Dlatego po montażu urządzenia warto od razu przygotować procedury dotyczące między innymi:
• pobierania danych z tachografu,
• pobierania danych z karty kierowcy,
• archiwizacji danych,
• kontroli czasu jazdy,
• planowania pracy kierowców,
• reagowania na wykryte nieprawidłowości.
Im większa flota, tym trudniejsze może być ręczne pilnowanie wszystkich tych czynności.
Jak może pomóc telematyka?
System telematyczny może połączyć dane dotyczące pojazdu, kierowcy i tachografu w jednym miejscu. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi korzystać z kilku niezależnych narzędzi do zarządzania flotą.
2. Brak regularnego pobierania danych z tachografu i karty kierowcy
Wprowadzenie tachografów oznacza również konieczność regularnego pobierania danych.
Problem pojawia się wtedy, gdy firma korzysta z kilku lub kilkunastu busów. Każdy pojazd jest w trasie, kierowcy pracują w różnych godzinach, a przedsiębiorca musi dodatkowo pamiętać o terminach odczytów.
Ręczne organizowanie pobierania danych może oznaczać dodatkową pracę oraz konieczność pilnowania, kiedy konkretny pojazd wróci do bazy.
Wystarczy jedno przeoczenie, aby pojawił się problem z terminową realizacją obowiązków.
Zdalny odczyt tachografu – mniej organizowania, więcej kontroli
Zdalny odczyt pozwala pobierać dane bez konieczności sprowadzania pojazdu do siedziby firmy wyłącznie w celu wykonania odczytu.
W TachoinfoFleet dane z tachografów mogą być pobierane zdalnie. Dzięki temu przedsiębiorca może ograniczyć liczbę czynności wykonywanych ręcznie i łatwiej zarządzać obowiązkami związanymi z tachografami.
To szczególnie istotne w przypadku firm, których busy przez większość czasu znajdują się poza bazą.
3. Brak kontroli czasu jazdy i odpoczynków
Kolejnym błędem jest traktowanie tachografu wyłącznie jako urządzenia, które trzeba mieć w pojeździe.
Tachograf rejestruje aktywność kierowcy, ale sama rejestracja danych nie wystarczy. Przedsiębiorca powinien również analizować informacje i reagować na nieprawidłowości.
Dlaczego jest to ważne?
Błędne zaplanowanie trasy może doprowadzić do sytuacji, w której kierowca znajdzie się pod presją czasu. Korek, opóźniony załadunek lub nieprzewidziane zdarzenie na trasie mogą dodatkowo skomplikować realizację zlecenia.
Dlatego warto kontrolować nie tylko to, co wydarzyło się po zakończeniu trasy, ale również dane potrzebne do lepszego planowania kolejnych przejazdów.
Dane pomagają podejmować lepsze decyzje.
Telematyka pozwala połączyć informacje o pojeździe z danymi dotyczącymi jego pracy. Dzięki temu łatwiej analizować wykorzystanie floty i planować zadania.
Trzeba jednak pamiętać, że system telematyczny nie zastępuje prawidłowego rozliczania czasu pracy kierowców. Jest narzędziem, które dostarcza danych i wspiera przedsiębiorcę w zarządzaniu flotą.
4. Ręczne zarządzanie flotą
Telefon do kierowcy. Wiadomość. Excel. Kolejny telefon. Sprawdzanie, czy pojazd już dojechał. Ponowne pytanie o lokalizację.
Przy dwóch busach taki sposób zarządzania może jeszcze działać.
Przy większej flocie szybko zaczyna zabierać czas.
Po wejściu nowych przepisów liczba informacji, które trzeba kontrolować, dodatkowo wzrosła. Dlatego ręczne zarządzanie flotą może stać się nie tylko niewygodne, ale również podatne na błędy.
Jeden system zamiast wielu źródeł informacji
TachoinfoFleet pozwala zarządzać najważniejszymi informacjami o flocie z jednego miejsca.
Przedsiębiorca może sprawdzić między innymi:
• aktualną lokalizację pojazdów,
• historię tras,
• postoje,
• przebiegi,
• dane związane z tachografem,
• informacje dotyczące kierowców,
• wybrane parametry eksploatacyjne.
Dzięki temu mniej czasu trzeba poświęcać na zbieranie informacji, a więcej na podejmowanie konkretnych decyzji.
5. Brak kontroli nad tym, co dzieje się z busem na trasie
Właściciel firmy często dowiaduje się o problemie dopiero wtedy, gdy ktoś do niego zadzwoni.
Kierowca stoi w korku. Klient czeka na dostawę. Pojazd zatrzymał się na dłużej. Trasa została zmieniona.
Bez odpowiednich danych przedsiębiorca może jedynie próbować ustalić, co się wydarzyło.
Monitoring GPS zmienia tę sytuację.
Dzięki bieżącej lokalizacji i historii przejazdów można szybko sprawdzić, gdzie znajduje się pojazd i jak wyglądała jego trasa.
To przydatne nie tylko podczas kontroli.
Telematyka pomaga również w obsłudze klienta
Klient pyta:
„Gdzie jest mój transport i kiedy dojedzie?”
Zamiast wykonywać kilka telefonów, można sprawdzić lokalizację pojazdu w systemie i przekazać konkretną informację.
To niewielka zmiana, która przy większej liczbie zleceń może znacząco usprawnić pracę firmy.
6. Traktowanie telematyki wyłącznie jako GPS
To błąd, który może kosztować przedsiębiorcę utratę wielu możliwości.
GPS pozwala sprawdzić, gdzie znajduje się pojazd. Nowoczesna telematyka może jednak dostarczać znacznie więcej informacji.
W przypadku firmy transportowej dane z systemu mogą być wykorzystywane między innymi do:
• monitorowania lokalizacji,
• analizy tras,
• kontroli postojów,
• zdalnego pobierania danych z tachografów,
• analizy stylu jazdy,
• monitorowania zużycia paliwa,
• oceny wykorzystania pojazdów.
Oznacza to, że telematyka może wspierać nie tylko kontrolę floty, ale również ograniczanie kosztów działalności.
Telematyka może pracować na oszczędności.
Dane pozwalają sprawdzić, które pojazdy pokonują najwięcej kilometrów, gdzie występują długie postoje oraz jak poszczególni kierowcy korzystają z pojazdów.
Można również analizować styl jazdy i szukać przyczyn wyższego zużycia paliwa.
W efekcie system telematyczny może stać się narzędziem nie tylko do kontroli, ale również do optymalizacji kosztów.
7. Czekanie z przygotowaniem do kontroli ITD
„Jak będzie kontrola, to wtedy przygotujemy dokumenty”.
To podejście może okazać się problematyczne.
Kontrola nie jest dobrym momentem na sprawdzanie, czy firma ma komplet danych i czy wszystkie procesy były realizowane prawidłowo.
Po wejściu nowych przepisów właściciel firmy powinien mieć uporządkowane procedury jeszcze zanim pojawi się kontrola.
Warto regularnie sprawdzać:
• czy dane z tachografów są pobierane w wymaganych terminach,
• czy dane z kart kierowców są odpowiednio archiwizowane,
• czy kierowcy prawidłowo korzystają z tachografów,
• czy firma monitoruje czas jazdy i odpoczynki,
• czy dokumentacja jest kompletna,
• czy przedsiębiorca ma szybki dostęp do potrzebnych informacji.
Przygotowanie do kontroli powinno odbywać się każdego dnia
Najlepszym sposobem na ograniczenie stresu związanego z kontrolą jest odpowiednia organizacja pracy.
Jeżeli dane są regularnie pobierane, przechowywane i analizowane, przedsiębiorca nie musi zaczynać przygotowań dopiero w momencie pojawienia się inspektora.
Jak TachoinfoFleet pomaga właścicielom busów po zmianie przepisów?
Nowe przepisy zwiększyły liczbę obowiązków związanych z zarządzaniem flotą. Nie oznacza to jednak, że wszystkie czynności trzeba wykonywać ręcznie.
TachoinfoFleet łączy funkcje monitoringu GPS i telematyki z rozwiązaniami wspierającymi obsługę tachografów.
W zależności od potrzeb firmy system pozwala między innymi:
Zdalnie pobierać dane z tachografów i kart kierowców – bez konieczności organizowania dodatkowych zjazdów pojazdów do bazy.
Monitorować pojazdy GPS – sprawdzać ich bieżącą lokalizację oraz historię przejazdów.
Analizować wykorzystanie floty – sprawdzać przebiegi, postoje i inne dane dotyczące pracy pojazdów.
Monitorować styl jazdy – identyfikować zachowania, które mogą wpływać na bezpieczeństwo i zużycie paliwa.
Kontrolować koszty eksploatacji – analizować dane dotyczące paliwa i użytkowania pojazdów.
W efekcie przedsiębiorca otrzymuje jedno narzędzie, które może wspierać zarówno realizację nowych obowiązków, jak i codzienne zarządzanie firmą.
Podsumowanie – Obowiązkowe tachografy w busach. Sprawdź, czy Twoja firma jest gotowa
Obowiązkowe tachografy w pojazdach powyżej 2,5 tony to dla wielu przewoźników początek nowego sposobu zarządzania flotą.
Największym błędem jest skupienie się wyłącznie na montażu tachografu. Równie ważne są regularne odczyty danych, kontrola aktywności kierowców, odpowiednia archiwizacja oraz organizacja pracy.
Warto również pamiętać, że dane z tachografu to nie tylko obowiązek. Odpowiednio wykorzystane mogą pomóc lepiej planować pracę kierowców, kontrolować flotę i ograniczać koszty.
